Wzorem dokumentu możemy określić każdy model, na zasadzie którego był stworzony inny dokument. Wykorzystanie wyżej wspomnianego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić czas tworzenia dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość też zminimalizować ryzyko pojawienia się przekłamań w akcie prawnym, który wystawiamy.

Charakterystycznym rodzajem aktu prawnego, jest dokument księgowy, który tworzy się w sytuacji utrwalenia na piśmie procesów gospodarczych, jakie zachodzą pomiędzy poszczególnymi podmiotami bądź stronami. Powyższy dokument często nazywany jest dowodem, bo na jego kanwie możemy dowodzić swoich postulatów zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed specjalnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontroli bądź organem wykonawczym.

I tak więc możemy pogrupować je na:

• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w oryginale klientowi,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio stworzone zapisy wg nowych kryteriów systematyzujących,,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
• Korygujące.

Dowody księgowe odgrywają istotną funkcję również jako podstawa raportu finansowego i źródło analizy finansowej. Winny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym razie omyłek, przeróbek lub prób wymazania informacji. Dokument z takimi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.

Dowód księgowy musi posiadać między innymi:

• Sprecyzowany typ dowodu,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Datę zdarzenia oraz datę wystawienia dowodu księgowego
• Adnotację potwierdzającą kontrolę oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien być sporządzony w sposób przejrzysty oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla jednostek kontroli, ale także musi być napisany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, jakie się w nim pojawią, powinny być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (przeliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.