Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi sprzedawca trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki powinny być spełnione?

Bardzo często zdarza się, iż płatnicy VAT przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi otrzymują od kontrahentów część, a czasami całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.

Według art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, prawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w zagadnieniu zwrotu podatku niektórym podatnikom.

Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od kontrahenta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej następnej zaliczki. Faktura taka powinna spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Musi jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy a także daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy lub zamówienia oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto.

Jeśli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, że oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.

Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zazwyczaj też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru bądź usługi, sprzedawca po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.